Toiminnansuunnittelua pohditaan piirissä parhaillaan, samoin kuin lounaissuomalaista strategiaa vuoteen 2020.
Olen joskus miettinyt kovasti, vaikka toiminnansuunnittelu onkin ns. lempilapseni, että kehittääkö suunnittelu toimintaa niin paljon, kuin siihen laitetut resurssit voisivat antaa ymmärtää... Uskallan kuitenkin väittää, että kyllä, kunhan uskalletaan uhmata "näin on aina tehty"- ja "ei me osata"-asenteita!
Piirissä on parin viime vuoden aikana tehty paljon töitä toiminnansuunnittelun ja arvioinnin kehittämiseksi ja saatu aikaiseksi ns. tsykli.
Tsykli on aikataulutus toimintasuunnitelmalle, Ilmoittautumisjärjestelmälle, talousarvioiden laatimiselle, tapahtumakalenterille, toimintakertomukselle ja vuosikirjalle.
Mitä nämä kaikki ovat ja mikä niiden tarkoitus oikein on?
Toimintasuunnitelman tavoitteena on kehittää ja suunnitella piirin toimintaa. Mitä sitten piirin toiminnan tulisi olla? Kiteytettynä sen tulisi olla toimintaa, joka tukee lippukuntia laadukkaan partio-ohjelman toteuttamisessa. Tämä sisältää aika paljon, ohjelmatapahtumia, koulutusta, viestintää, hyvin hoidettua taloutta, erilaisia projekteja, aktiivista aluetyötä yms.
Toimintasuunnitelma laaditaan piirin strategian pohjalta, niin sanottujen päätavoitteiden pohjalta.
Päätavoitteet ovat piirissä strategiassa 2020 samat, kuin Suomen Partiolaisilla, toki lounaissuomalaisittain ajateltuna. Tänä vuonna piirin luottikset aloittivat toiminnansuunnittelun ilman osatavoitteita kiireisen aikataulun vuoksi, vaikka tämä olikin piirihallituksella tiedossa etukäteen, on se hiukan herättänyt hämmennystä.
Parhaillaan kuitenkin työstetään piirin päätavoitteiden alle osatavoitteita, joita lippukunnat ja luottiksetkin pääsevät kommentoimaan :)
ILMOon kootaan kaikki mahdolliset piirin tapahtumat, jokainen jaosto (19 kpl), toimikunta ja ryhmä(6 kpl) kokoaa ja mainostaa ILMO:ssa omia tapahtumiaan, tapahtumia on jokaiselle ikäkaudelle ja ajatuksena on, että ensin suunnitellaan toimintaa ja sitten katsotaan, minkälaiset tapahtumat tukevät suunnitelmia, sitten niistä tapahtumista kootan ILMO-tekstit ILMOON.
Tapahtumakalenteria kootaan, jotta kaikki piirin tapahtumat löytävät sopivan viikonlopun ja jottei ainakaan samalle ikäkaudelle kuuluvat tapahtumat menisi päällekkäin, tavoitteena on myös vakioittaa tiettyjä tapahtumia niin, että lippukunnat voisivat aina tietää, milloin on se piirin syyskokous, lippispäivä tms.
Tapahtumakalenteria pyritään kokoamaan niin, että tapahtumat kiertävät järkevästi ja tasaisesti ympäri piiriä.
Talousarvio puolestaan on piirin ryhmien, jaostojen ja toimikuntien laatima kuluarvio tulevan vuoden kuluistaan.
Toimintakertomukseen kootaan edellisen vuoden arvio toiminnan toteutumisesta ja laadusta. Kirjatn, mitä kaikkea tehtiin, missä onnistuttiin ja missä jäi kehitettävää.
Vuosikirja on tänä keväänä ensimmäisen kerran ilmestyvä "kirja", jossa kuvituksen ja rentojen juttujen kautta käydään läpi edellistä vuotta. Varsinkin vuosikirjan sisältöä kehitellään vielä paljon. Ja kerätään juttu ideoita ensi vuoden vuosikirjaan.
Tuota kaikkea siis on TSYKLI, jonka tarkoitus on järkevöittää piirin toiminnansuunnittelua ja lippukuntien saaman palvelun suunnitelmallisuutta.
Hiukan ehkä pitkästi ja monimutkaisesti selitettynä, mutta toivottavasti tuo avaa hiukan asiaa ja prosessia :)
tässä vielä kuvana sama hommeli.
Kuka/Mikä päättää ja koska?
Toimintasuunnitelman (ja tänä vuonna myös Strategia 2020) hyväksyy joko sellaisenaan, tai muutoksin piirin syyskokous. Jossa lippukunnilla on jäsenmäärän mukaan ääniä. Eli lippukunnat päättvät sen, mitä piiri tekee ja miten.
Tottakai suunnitelmia valmistellaan ja työstetään etukäteen ja tälläkin hetkellä lippukunnilla ja luottiksilla on mahdollisuus osallistua toiminnansuunnittelu kyselyyn osoitteessa http://www.webropol.com/P.aspx?id=428984&cid=6411687 . Tämän kyselyn vastaukset ovat toiminnansuunnittelussa ja toimintasuunnitelman kokoamisessa kovin tärkeitä ja eittämättä myös toiminnan kehittämisessä. Lisäksi syksyllä järjestetään, jos vain osallistujia on, useammassa paikassa piiriä SC-tapahtumia, eli Strategia café:ita, joissa pääsee kommentoimaan piirin pitkätähtäimen tähtikarttaa (jossa siis mm. kisat ja ikäkausitapahtumat järjestäjineen), sekä suurtapahtumalistaa, jossa määritellään mm. piirileirien tulevat ajankohdat. Lisäksi totta kai strategisiin päätavoitteisiin ja ennen kaikkea osatavoitteisiin kaivataan kommentointia.
Oikeasti tämä ei ole mitään turhaa diipadaapaa, tai raskasta ja hankalasti ymmärrettävää asiaa, asioita voidaan työstää kovin hyvin, vaikkei strategiaa olisi koskaan itse tehnyt tai vaikka se tuntuisi hankalalta, opittavaa tässä on kaikilla. Ja juuri niin voi parhaiten vaikuttaa.
Toiminnansuunnittelusta tulen kirjoittamaan varmasti pitkin kevättä ja kesää monia juttuja, jotka toivottavasti ovat paljon mukavampi ja maanläheisempiä tekstejä, halusin nyt vain käsitellä kaikkien kanssa kysymystä, joka minusta oli kovin hyvä!
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti