keskiviikko 25. marraskuuta 2015

PH:n kokouskooste 16.11.

Piirihallituksen kokouspöytäkirjat ilmestyvät kokousten jälkeen piirin nettisivuille, mutta olemme myös tehneet kokouksista kokouskoosteita, jotka julkaistaan jatkossa myös täällä :)

Monikulttuurisuustoimikunta Päätimme perustaa määräajaksi monikulttuurisuustoimikunnan, joka koordinoi ensi vaiheessa turvapaikanhakija asiaa yhteistyössä niiden partiolaisten ja lippukuntien kanssa, jotka haluavat olla mukana, sekä SPR:n ja SRK-yhtymien kanssa. Alustavia suunnitelmia toimikunnalle löytyy täältä: https://docs.google.com/document/d/11NqJLKeiHirsOE6rS4LYZIMjOhbXUa7VcqsHj-83uRc/edit#Mari laatii toimikunnan perustamisesta mainoksen ja houkuttelee mukaan toimikuntaan väkeä, joka on jo tehnyt laajasti vapaaehtoistyötä turvapaikanhakijoiden parissa. Tavoitteena on, että toimikunta siirtyy pysyvään organisaatiion jaostoksi syksyksi 2016 ja samalla silloin ottaa monikulttuurisuus-asiat laajemminkin haltuunsa.
Tälläistä toimikuntaa/suunnitelmaa ei ole varsinaisesti huomioitu osana piirin toimintasuunnitelmaa, mutta tämä tukee piirin strategiaa niin avoimuus-, kuin yhteistyö-painopisteiden kautta.

TuLes
Kuulimme, että leirin varajohtaja on jättänyt tehtävänsä ja tehtävien uudelleen organisointi on käynissä.
Leirille on nyt ilmoittautunut 175 koko aikaista osallistujaa, 75 osa-aikaista ja yli 240 susesi-päivään osallistujaa.
(HUOM! LPK:ien ilmoittautumisaikaa koko viikko jäljellä!)
Sovimme myös, että Anniina selvittää Johannekselta jälki-ilmoittautumisaikataulun ja sen, pystyisimmekö vielä jotenkin helpottamaan LPK:ien mainostamista esimerkiksi luomalla valmiita leirikirjepohjia tms.

TalousasioitaPäätimme, että jatkossa tilinpäätöksen yhteydessä alaskirjataan kaikki ne myyntisaamiset, jotka ovat yli kaksi vuotta vanhoja.
Tämä ei estä perintätoimia.
Lisäksi kävimme pitkän keskustelun siitä, että nyt kun Kuksa yhä enenemissä määrin mahdollistaa yksittäiseltä jäseneltä laskuttamisen LPK:ien sijaan tulee luottotappioita niin piireille, kuin SP:lle varmasti jatkossa enemmän.
Sovimme, että Kalle-Pekka vie viestiä eteenpäin siitä, että SP-vetoisesti voitaisiin selvittää, miten perintää voisi tehdä tehokkaasti, edullisesti ja resursseja säästäen jatkossa. Pitäisikö ostaa palvelua vai mikä olisi järkevää?
Piirillä on taseessaan useampi rahasto, jotka ovat siirtyneet vanhoilta piireiltä.
Rahastoille ei nykyään enää ole tarvetta ja tilintarkastajat ovat huomauttaneet niistä jo parina vuonna. Niinpä päätimme purkaa rahastot ja tehdä kirjaukset vuoden 2015 aikana.
Mitään tuloslaskelmavaikutuksia kirjauksilla ei ole.
Talouskatsaus 16.11. asti osoitti, että leikkaustarpeita loppuvuoteen ei ole, kunhan kalenterimyynti onnistuu odotetusti.
Adventtikalentereita myynnissä ennätysmäärä

Toimintakertomus 2015
Toimintakertomus ja vuosikirja pidetään tänäkin vuonna erillisinä tuotteina. Toimintakertomukseen kirjataan arvokasta historiatietoa ja vuosikirja on enemmän markkinointi- ja viestintätarkoituksiin tehtävä tuote.
Toimintakertomus kootaan viime vuotiseen malliin, mutta ohjeistusta ja lomaketta hieman tarkennetaan, jotta täyttö on helpompaa. 
Aikataulu:

JOULUKUU
  • 3. joulukuuta (torstai) ohjeistus jakoon  sähköpostilla + nettisivut (puheenjohtajat, tvk, ph, toimihenkilöt)
  • Joulukuun PH:ssa keskustelua ”Erityistä vuonna 2015” nostoista toimintakertomukseen (Mika)
TAMMIKUU
  • Toimintakertomuksen yleisosien koostaminen (toiminnanjohtaja+toimisto)
  • Luottisten tekstien VIP 17.1.2015
    • Mika toimittaa PH:lle tiedon puuttuuko jotain osuuksia
HELMIKUU
  • PH:lle kooste ToKe:n tilanteesta
  • ToKe:n koostaminen + viimeistely
  • Piirihallitus: Päätetään ToKe esityksestä kevätkokoukselle
MAALISKUU
  • Kevätkokouspostin postitus maanantai - tiistai  7 - 8. maaliskuuta 2015
  • Piirin kevätkokous Raumalla hyväksyy toimintakertomuksen 3.4.2016

Piirihallituksen vastuulla olevien tapahtumien vastuuhenkilöiksi päätettiin:
LPK-foorumi, piirinjohtajat
LPK-päivä, piirinjohtajat
PH:n osuus Luottissemmassa, piirinjohtajat
Paraati, Maarit Heikkinen
Piirinjohtajat kokoavat kiinnostuneita/teemaan sopivia ministereitä mukaan suunnittelutiimiin, mutta koimme, että nuo tilaisuudet ovat selvästi piirin johtamisen välineitä, jolloin pijoilla pitää olla niistä ensisijainen vastuu.

Suomi Areena 2016
SP ei osallistu vuonna 2016 Suomi Areenan kuluihi vastaavasti, kuin vuonna 2015, jolloin SP osittain maksoi L-SP:lle kuluista, joita Suomi Areenasta aiheutui.
Koska tieto tästä tuli sen verran myöhään, molemmin puolisen varmistamattomuuden vuoksi, päätimme, että emme millään pysty kaivamaan budjetista sitä osuutta, joka vastaisi viime vuoden kulurakennetta. Emme myöskään koe saavamme vastinetta jo laitetettujen työntekijäresurssien lisäksi laittamallemme rahalle. Näin ollen L-SP osallistuu Suomi Areenaan pienemmin resurssein, kuin vuonan 2014 tai 2015. Pääosin osallistumme keskusteluihin ja muihin tilaisuuksiin, joihin saamme kutsuja.
Näin pyrimme olemaan yhteiskunnallisesti aktiivisia ja luomaan uusia kumppanuuksia taloudellisesti järkevästi. Porin alueen LPK:ia voidaan kuitenkin markkinointiryhmän toimesta tukea näkymään mm. Kids Jazzeilla jne.

Selvitettäviä juttuja/ TO DO -listaa/Pikaisia infoja:
Piirin jo arkistoidut materiaalit edellisten piirien ajoilta voidaan luovuttaa maakunta arkistoihin. Ei arkistoitujen materiaalien osalta selvitetään arvioitu kustannus arkistoinnille. Jonka jälkeen palataan asiaan. Tilanpuutteen takia olisi tärkeää arkistointiasiaa edistää. --> K-P

Piirin pakettiauto. Selvitetään, millaisia kustannuksia olisi erilaisilla vuokra-automahdollisuuksilla, niin rajottomilla kuskeilla, kuin rajoitetummilla vaihtoehdoilla. Vastaavasti selvitetään myös uuden pakettiauton hankintaa.Nykyinen pakettiauto kun on jatkuvasti jotenkin rikki ja sen huoltoon ja korjauksiin menee rahaa suhteettoman paljon . -->K-P
Piiritekstiilistä on puhuttu jo pitkään. Seuraavassa kokouksessa asiasta tulee olla päätösesitys. --> Eeva
Adventtikalenterien luovutus TYKSiin ja Satakunnan keskussairaalaan YSPien toimesta --> Eeva/viestintä

Piirille tilattu toinen markkinointiteltta, jotta LPK:t saisivat helpommin ja todennäköisemmin teltan käyttöönsä. Banderolleja yms. tulossa kimppatilaukseen SP:n toimesta myöhemmin uuden ilmeen mukaisesti.
SP:n infoaminen Suomi Areenan osalta --> Mari

LPK-päivän palaute Läpikäytiin pikaisesti ja todettiin, että se huomioidaan osana seuraavan LPK-päivän suunnittelun aloitusta.
Nostoja mm. vastaajia 127 , palaute oli todella hyvää
-Liki jokainen sanoi osallistuvansa myöhemminkin.
-Messuille toivottiin lisää aikaa
-Toinen yhteinen puhuja voisi jäädä pois
-Tarjontaa kaivattiin samoista seteistä enemmän.
-Käppärän koulu paikkana oli loistava.
-Yhteiskuljetusta voisi selvittää ensi vuonna.
Lippukuntien parempi tuki
Osana organisaatioprosessia on pohdittu lippukuntien parempaa tukea ja sitä, että jokaiselle LPK:lle ei voida tuutata samaa tukea. Tätä varten Mari pyöritti ensimmäistä mallia, jota Sytytyspalaryhmässä jatkotyöstettiin ja Mari ja Maarit vielä jatkojalostivat ja nyt AR on käsitellyt sitä.
Tavoitteena on saada LPK:ille tasiasta tukea myös toimiston puolelta.
Osana tiimien tavoitteita.
Työstöä jatketaan tammikuun PH + toimisto-palaverissa ja ensimmäiset LPK:t kontaktoidaan jo helmikuussa. Mallia avataan tarkemmin toimiston väelle seuraavassa toimistopalaverissa ja PH:lle myös.
Organisaatiomuutoksen arviointi
On tulossa keväällä. Vasta syyskuun alussa päästiin tilanteeseen, jossa toimistolla oli kaikki tekemässä uuden organisaation mukaista työtä. Luottiksia puuttui syyskokoukseen asti ministeri tasolla, eli ennen kevätkautta arviota ei ole mielekästä tehdä.
TVK vastaa siitä, että arviointi tehdään ja arvioinnin sisältöä esitellään ja työstetään PH:ssa, sekä käytetään asiantuntijoita apuna.

perjantai 17. huhtikuuta 2015

Aikuis- ja luottisasiat piirissä - nyt rakennetaan lihasta luiden ympärille.

Aikuis- ja luottisryhmän tehtäväajatuksia - rakennetaan
lihasta luiden ympärille!

Kuten kaikki tiedämme, piirin organisaatio muuttui ja on muutoksessa.
Strategisesti ja toiminnallisesti haluamme panostaa aiempaa enemmän aikuisten tukemiseen ja motivoimiseen partiossa. Aikuisilla tarkoitamme niin piirin luottiksia, kuin kaikkia partiossa toimivia aikuisia, niin nykyisiä, kuin tulevia, niin lippukunnissa, alueilla, kuin taukotuvassa.

Koska aikuisuuteen haluttiin, tarvittiin ja halutaan sekä tarvitaan lisää resursseja, tarvitaan myös uudenlaista katsomista, uudenlaisia näkemyksiä, uudenlaisia ideoita ja uudenlaista ajattelua.
Mitä kaikkea aikuisuus voisikaan L-SP:ssä olla?
Mitä kaikkea siihen voisi kuulua?
Täällä olevaan taulukkoon (tai tän blogin kommentteihin) saa listata kaikkia ajatuksia, tehtäviä ja näkemyksiä siitä, mitä aikuis- ja luottisryhmän vastuulla jatkossa voisi olla.
Ainakin tässä kohtaa aikuis- ja luottisasioista puhutaan osin erillään, vaikka osa asioista toimii kaikille aikuisille partiossa. Silti ehkä kuitenkin myös yhdistyksen, tässä tapauksessa piirimme, luottamushenkilöt tarvitsevat/ansaitsevat myös tietoa vain juuri meidän tavoitteista, strategiasta, painopisteistä, kehityskohdista yms. Vai tarvitsevatko?
Haasta ja kerro!

Kommentointia saa jatkaa pitempäänkin, mutta jos haluat olla ensimmäisissä jatkopohdinnoissa mukana, kerro näkemyksesi jo 19.4. mennessä.
Nyt tehdään, eikä meinata, korjataan jos tarvii ja kehitetään kaiken aikaa, mutta ei jäädä paikoilleen ihmettelemään.

Älkääkä huolestuko, etteikö asiaa olisi yhtään mietitty, totta kai on. Mutta mitä enemmän mielipiteitä, ajatuksia ja näkemyksiä on -sen parempi!
Äläkä pelkää sitäkään, jos ajatuksesi, ideasi tai näkemyksesi koskisi enemmän jotakuta muuta, kuin aikuis- ja luottisryhmää. Jokainen idea on arvokas ja ohjaamme kyllä ideat oikeille tahoille. Rohkeasti vaan ajatuksia kehiin!

Yhdessä tehden ja toisiamme tukien saadaan asioita aikaiseksi!

Lisätietoja saa kysellä täällä tai laittaa mailia vaikka Marille, mari.kousa@partio.fi (soitellakin saa!)


Kiitos avustasi ja aktiivisuudestasi!
Kuva: Juho Vainio

Ois se vaan siistiä, kun... -ajatuksia piirihallituksen kokouksesta ja neuvoston asioista

- raha kasvaisi puissa
- tekijöitä olisi enemmän
- toimintaympäristö ois vähän vähemmän monipuolinen
- voisi vaan aina tehdä kivoja päätöksiä
- kaikille ideoille löytyis aikaa kalenterista/vuorokausista
- saisi kaiken viisauden ja tiedon käyttöönsä pieneksi hetkeksi


Siinäpä muutama ajatus, joita mieleen nousi, kun piirihallitus kävi läpi talousryhmän laatimaa SWOT-analyysiä ja pohti, että sen ja strategiatyöryhmän tekemän SWOTin lisäksi pitäisi tehdä piirin toiminnan SWOT toukokuussa osana piirin toiminnan suunnittelua ja arviointia.


Kävimme myös keskustelua piirin tapahtumien hinnoista vuodelle 2016 totesimme, että esimerkiksi partiojohtajaperuskurssille on korotuspaineita, mutta kokonaisuudessaan tapahtumat kattavat aika hyvin kulut. Toisin sanoen tapahtumien johtajat (ja kirstunvartijat) ovat hoitaneet hommansa hyvin! Kiitos!
Vielä kuitenkin täytyy jatkaa tarkkaa talouslinjaa, jopa koittaa karsia kuluja ja oikeasti miettiä, mitä hankitaan ja mitä ei. Näin turvataan se, että hintojen nostopaineita ei tulisikaan laajemmin, se on kaikkien etu!



Piirihallitus päätti myös uuden palvelukoordinaattorin palkkaamisesta ja vahvisti haastattelutiimin valinnan. Palvelukoordinaattoriksi valittiin Marianna Lindeman.
Lisätietoja: http://www.lounaissuomenpartiopiiri.fi/ajankohtaista/uutiset/16-04-2015_marianna-lindeman-aloittaa-piirin-palvelukoordinaattorina


Piirihallitus sai myös katsauksen partioneuvoksilta partioneuvoston asioista ja evästysmahdollisuuden neuvoksille.
Partioneuvoston esityslista löytyy vaikka täältä

Erityisesti keskustelua käytiin
1) L-SP:n kauan sitten jättämän matkakulukompensaatio -aloitteen vastaus, jossa SPH ehdottaa, että kulut kompensoitaisiin valtionavunjakosuhteella.
Neuvokset ja piirihallitus olivat ainakin tässä kohtaa sitä mieltä, että tätä ei kannateta. Mutta oltiin enemmän, kuin iloisia, että SPH:lta tuli selkeä ja hyvin valmisteltu esitys. Kiitos!
Perusteluina mm.

 - Mikäli valtionavun "ikiaikainen" jakosuhde avataan, tulee koko valtionavunjakoa tarkastella kriittisemmin, verrata mm. Opuksen mukaisiin tehtäviin jne.

- Tuo summa pienillään (n. 10 000€) ja suurimmillaankin (alle 17 000€) on ihan tosi pieni osuus SP:n budjetissa ja mikäli SP pitää L-SP:n tavoin strategisesti tärkeänä, että kaikilla on mahdollisuus osallistua ja kehittää toimintaa yhteisten hyvien juttujen mukaan, tämä summa kyllä budjetistä löytyy, kun siihen varaudutaan budjetointivaiheessa.

2) Organisaatiomuutoksesta

-Suhtauduimme positiivisesti y-asioiden nostamiseen omaksi toiminannalakseen, L-SP:ssä tämä muutos tehtiinkin jo syksyllä.
Koemme, että tähän alueeseen tulee panostaa, jotta tuloksia saadaan ja olemme varteenotettva yhteustyökumppani tulevaisuudessa yhä useammalle taholle.

- Emme ole vielä ihan varmoja, miten suhtaudumme kolmen puheenjohtajan, eli kahden varapuheenjohtajan malliin. Kuulemme mielellämme hallitukselta lisää ja kyselemme suunnitellusta työnjaosto. Miten ja millä tehtävänjaolla ihmisiä haetttaisiin ja valittaisiin.  Entä onko ns. ykkös pj:n roolia tarkoitus viedä enemmän edustustehtävän suuntaan?
On todella tärkeää avata tämä asia avoimesti ja monipuolisesti, jotta sitten tiedetään, millaisia tyyppejä jatkossa mihinkin haetaan.
Puheenjohtajien salkut piireissäkin ovat älyttömän isot, mutta silti aika pitkälti juuri sellaiset, kuin pari siitä tekee. Tuleeko tehtävien jaosta ja yhteisen suunnan löytymisestä entistä vaikeampaa?
Sivuutetaanko nyt ajatukset siitä, että PJ:ien tasavertaisuus kasvaisi, ei supistuisi?

- Hallituksen valinta samaan aikaan luo varmasti paljon hyvää. Sitoutumisen ja ryhmäyttämisen vaiva helpottuisi. Aika monta vuotta pijona tai varana olleena Mari voi ainakin kertoa, että se oikeasti vie resursseja, kun joka vuosi aloittaa alusta, perustelee, selittää, kertoo, kuvaa ja osallistaa uudet tyypit siihen, mihin ollaan oikeastaan jo oltu kovaa menossa.
Toisaalta näin hiljaista tietoa toki siirtyy paljon paremmin, mutta koimme, että perehdyttäminen ensisijaisesti on aina edeltäjän vastuulla.

-Hallitus on hienosti tarttunut toiveeseen sopeuttaa myös organisaatio vastaamaan mallia, joka tukisi strategiaa. Tehokasta ja sitoutunutta toimintaa. Hyvä! 

SPH:n esitys organisaatiomuutoksesta löytyy täältä ja SP:n pj:n Annan perusteluita voit lukea täältä.




Onko sulla ajatuksia? Tiedätkö, mikä ois just parasta?
Muistatko, miksi kahdesta varapuhiksesta joskus luovuttiin? Entä miten näet, miten usein ja helposti organisaatiota pitäisi muutta?
Kaikki evästys neuvoksille on tervetullutta. He edustavat just sua. Ja kaikkia partiolaisia.



Kuva: Joni Kuusisto

torstai 16. huhtikuuta 2015

Syksyllä meitä on enemmän, kuin osataan arvata - jos tehdään tää yhdessä!


Syksyllä partion aloittaa suurempi ikäluokka, kuin vuosiin.
Jotta saamme heidät kopattua mukaan, tarvitaan isoja tekoja.
Alla olevasta linkistä pääsette näkemään, mitä kaikkea tällä hetkellä on mietitty, suunniteltu ja mistä haaveiltu.

Kaikki listattu ei tehkä tule toteutumaan, jonkun idean ei kannatakaan toteutua, joku on ihan hullua, joku on tehty jo (ja epäonnistuttu). Jotain ei ole huomattu ja joku ajatus on jo syntyessään tuhoon tuomittu.
  
Mikä on hyvää, mitä tarvitaan lisää?
Kommentoi, kritisoi, ideoi , kerro tai anna lisätoiveita!

Kerro, miten piiri voisi tukea juuri teidän lippukuntaa, jotta elokuussa partion saisi aloittaa mahdollisimman moni lapsi, nuori ja aikuinen.
Miten juuri sun jaosto/ryhmä/toimikunta voisi tehdä töitä sen eteen, et jokainen halukas lapsi L-SP:ssä pääsisi partioon, jossa on laadukasta toimintaa?

Auttakaa, kehittäkää, ideoikaa, kritisoikaa ja ihan mitä vaan.

Syksyllä meitä on enemmän, kuin osataan arvata - jos tehdään tää yhdssä!
https://docs.google.com/…/1HJMIdFc5OrDBTa7CSyAOFrogL62…/edit
 

(Ja jos tää ei nappaa, ni huomenna pääsette kommentoimaan aikuis- ja luottisasioita.)Kuva: Juho Keitaanniemi

lauantai 28. maaliskuuta 2015

Kevätkokoukseen valmistautumista

Sunnuntai, se viikonlopun viimeinen päivä. Ja samalla huomenna 29.3 myös Lounais-Suomen partiopiirin kevätkokous päivä. Viimeisiä (dia)esityksiä muokkaillaan, puheenvuoroja ja muuta. Sunnuntai aamulla alkaa sitten Turun toimistolla kuhina, jossa tarkistetaan että kaikki tarvittavat on mukana - ja eikun matkaan vaan!

Kevätkokoushan alkaa Salon lukiolla klo 14, valtakirjojen tarkistus alkaa klo 13 ja loppuu 13.45.

Ja ennen kevätkokousta Salossa pidetään lippukuntafoorumi klo 10 alkaen jossa pohditaan tänä vuonna avoimin mielin mm. sitä saavatko lippukunnat piirin toiminnasta rahoilleen vastinetta, mihin piirin resursseja tulisi lippukuntien mielestä käyttää ja jos jostain toiminnasta pitää karsia niin mistä? Lisäksi saatavilla on koulutusta siihen, miten jokainen johtaja voi omalla toiminnallaan motivoida oman porukkansa entistä hauskempaan ja samalla tehokkaampaan yhdessä tekemiseen.

Nähdään huomenna Salossa!


perjantai 23. tammikuuta 2015

Strategia ohjaamaan toimintaa ja resursseja

Tiedättekö sen, kuinka valmistellaan strategiaa, tehdään SWOT-analyyseja ja toimintaympäristöanalyysejä, pidetään erilaisia pulinapajoja ja lopulta saadaan valmiiksi upeaakin upeampi strategia. Ja mitä sitten?
No sitten suunnitellaan toimintaa niiden strategisten painopisteiden mukaan ja säilytetään kaikki entinenkin.
Menee hetki ja ihmetellään, mikä on kun resurssit eivät riitä. Turhaudutaan ja sitten tapahtuu taas se klassinen tehdään kaikki ”niin kuin aina ennenkin”.
Tämä me haluttiin Lounais-Suomessa välttää. Halusimme ohjata resursseja, niin taloudellisia-, toiminnallisia-, henkilöstö- ja luottisresursseja oikeisiin paikkoihin. Tukemaan strategiaamme.
Ja se on meidän kehityskohtamme, sen eteen on tehty paljon, mutta paljon on vielä tulossa. Prosessi on kaikkiaan vaikea piirissä, joka on maantieteellisesti laaja, jossa on tuhansia eri ikäisiä jäseniä, kymmeniä kuntia ja kaupunkeja, muuttovoittoalueita on vain pari ja jatko-opiskelumahdollisuuksia on runsaasti vain yhdessä kaupungissa. Kohderyhmämme siis muuttaa sekä piirimme sisällä, että pois piirin alueelta viimeistään lukion/ammattikoulun jälkeen todella paljon. Aikuisten tarve on suuri ja toisaalta on alueita, joissa lapsia ei ole.
Päätimme, että nyt siirrymme malliin, jossa jokaista jäsentämme (lippukuntaa) tuetaan heille ominaisella tavalla ja aidosti toteutetaan strategisia painopisteitä. Tämä johtaa siihen, että jostain ehkä joudutaan karsimaan, panostamaan vähemmän tai jopa leikkaamaan rajusti. Mutta mitä tehdään strategialla, jota ei noudateta, mitä tehdään visiolla, jota ei tavoitella?
Ei niin yhtään mitään!
Paljon on vielä tekemistä, toimintojen hiomista, paikkailuja, unohtumisten korjailua ja muuta, mutta ellei uskalleta ottaa askelta kohti visiota, ei sinne koskaan tulla pääsemäänkään. Ja juuri sinne me haluamme päästä –siksi uskallamme!