keskiviikko 25. marraskuuta 2015

PH:n kokouskooste 16.11.

Piirihallituksen kokouspöytäkirjat ilmestyvät kokousten jälkeen piirin nettisivuille, mutta olemme myös tehneet kokouksista kokouskoosteita, jotka julkaistaan jatkossa myös täällä :)

Monikulttuurisuustoimikunta Päätimme perustaa määräajaksi monikulttuurisuustoimikunnan, joka koordinoi ensi vaiheessa turvapaikanhakija asiaa yhteistyössä niiden partiolaisten ja lippukuntien kanssa, jotka haluavat olla mukana, sekä SPR:n ja SRK-yhtymien kanssa. Alustavia suunnitelmia toimikunnalle löytyy täältä: https://docs.google.com/document/d/11NqJLKeiHirsOE6rS4LYZIMjOhbXUa7VcqsHj-83uRc/edit#Mari laatii toimikunnan perustamisesta mainoksen ja houkuttelee mukaan toimikuntaan väkeä, joka on jo tehnyt laajasti vapaaehtoistyötä turvapaikanhakijoiden parissa. Tavoitteena on, että toimikunta siirtyy pysyvään organisaatiion jaostoksi syksyksi 2016 ja samalla silloin ottaa monikulttuurisuus-asiat laajemminkin haltuunsa.
Tälläistä toimikuntaa/suunnitelmaa ei ole varsinaisesti huomioitu osana piirin toimintasuunnitelmaa, mutta tämä tukee piirin strategiaa niin avoimuus-, kuin yhteistyö-painopisteiden kautta.

TuLes
Kuulimme, että leirin varajohtaja on jättänyt tehtävänsä ja tehtävien uudelleen organisointi on käynissä.
Leirille on nyt ilmoittautunut 175 koko aikaista osallistujaa, 75 osa-aikaista ja yli 240 susesi-päivään osallistujaa.
(HUOM! LPK:ien ilmoittautumisaikaa koko viikko jäljellä!)
Sovimme myös, että Anniina selvittää Johannekselta jälki-ilmoittautumisaikataulun ja sen, pystyisimmekö vielä jotenkin helpottamaan LPK:ien mainostamista esimerkiksi luomalla valmiita leirikirjepohjia tms.

TalousasioitaPäätimme, että jatkossa tilinpäätöksen yhteydessä alaskirjataan kaikki ne myyntisaamiset, jotka ovat yli kaksi vuotta vanhoja.
Tämä ei estä perintätoimia.
Lisäksi kävimme pitkän keskustelun siitä, että nyt kun Kuksa yhä enenemissä määrin mahdollistaa yksittäiseltä jäseneltä laskuttamisen LPK:ien sijaan tulee luottotappioita niin piireille, kuin SP:lle varmasti jatkossa enemmän.
Sovimme, että Kalle-Pekka vie viestiä eteenpäin siitä, että SP-vetoisesti voitaisiin selvittää, miten perintää voisi tehdä tehokkaasti, edullisesti ja resursseja säästäen jatkossa. Pitäisikö ostaa palvelua vai mikä olisi järkevää?
Piirillä on taseessaan useampi rahasto, jotka ovat siirtyneet vanhoilta piireiltä.
Rahastoille ei nykyään enää ole tarvetta ja tilintarkastajat ovat huomauttaneet niistä jo parina vuonna. Niinpä päätimme purkaa rahastot ja tehdä kirjaukset vuoden 2015 aikana.
Mitään tuloslaskelmavaikutuksia kirjauksilla ei ole.
Talouskatsaus 16.11. asti osoitti, että leikkaustarpeita loppuvuoteen ei ole, kunhan kalenterimyynti onnistuu odotetusti.
Adventtikalentereita myynnissä ennätysmäärä

Toimintakertomus 2015
Toimintakertomus ja vuosikirja pidetään tänäkin vuonna erillisinä tuotteina. Toimintakertomukseen kirjataan arvokasta historiatietoa ja vuosikirja on enemmän markkinointi- ja viestintätarkoituksiin tehtävä tuote.
Toimintakertomus kootaan viime vuotiseen malliin, mutta ohjeistusta ja lomaketta hieman tarkennetaan, jotta täyttö on helpompaa. 
Aikataulu:

JOULUKUU
  • 3. joulukuuta (torstai) ohjeistus jakoon  sähköpostilla + nettisivut (puheenjohtajat, tvk, ph, toimihenkilöt)
  • Joulukuun PH:ssa keskustelua ”Erityistä vuonna 2015” nostoista toimintakertomukseen (Mika)
TAMMIKUU
  • Toimintakertomuksen yleisosien koostaminen (toiminnanjohtaja+toimisto)
  • Luottisten tekstien VIP 17.1.2015
    • Mika toimittaa PH:lle tiedon puuttuuko jotain osuuksia
HELMIKUU
  • PH:lle kooste ToKe:n tilanteesta
  • ToKe:n koostaminen + viimeistely
  • Piirihallitus: Päätetään ToKe esityksestä kevätkokoukselle
MAALISKUU
  • Kevätkokouspostin postitus maanantai - tiistai  7 - 8. maaliskuuta 2015
  • Piirin kevätkokous Raumalla hyväksyy toimintakertomuksen 3.4.2016

Piirihallituksen vastuulla olevien tapahtumien vastuuhenkilöiksi päätettiin:
LPK-foorumi, piirinjohtajat
LPK-päivä, piirinjohtajat
PH:n osuus Luottissemmassa, piirinjohtajat
Paraati, Maarit Heikkinen
Piirinjohtajat kokoavat kiinnostuneita/teemaan sopivia ministereitä mukaan suunnittelutiimiin, mutta koimme, että nuo tilaisuudet ovat selvästi piirin johtamisen välineitä, jolloin pijoilla pitää olla niistä ensisijainen vastuu.

Suomi Areena 2016
SP ei osallistu vuonna 2016 Suomi Areenan kuluihi vastaavasti, kuin vuonna 2015, jolloin SP osittain maksoi L-SP:lle kuluista, joita Suomi Areenasta aiheutui.
Koska tieto tästä tuli sen verran myöhään, molemmin puolisen varmistamattomuuden vuoksi, päätimme, että emme millään pysty kaivamaan budjetista sitä osuutta, joka vastaisi viime vuoden kulurakennetta. Emme myöskään koe saavamme vastinetta jo laitetettujen työntekijäresurssien lisäksi laittamallemme rahalle. Näin ollen L-SP osallistuu Suomi Areenaan pienemmin resurssein, kuin vuonan 2014 tai 2015. Pääosin osallistumme keskusteluihin ja muihin tilaisuuksiin, joihin saamme kutsuja.
Näin pyrimme olemaan yhteiskunnallisesti aktiivisia ja luomaan uusia kumppanuuksia taloudellisesti järkevästi. Porin alueen LPK:ia voidaan kuitenkin markkinointiryhmän toimesta tukea näkymään mm. Kids Jazzeilla jne.

Selvitettäviä juttuja/ TO DO -listaa/Pikaisia infoja:
Piirin jo arkistoidut materiaalit edellisten piirien ajoilta voidaan luovuttaa maakunta arkistoihin. Ei arkistoitujen materiaalien osalta selvitetään arvioitu kustannus arkistoinnille. Jonka jälkeen palataan asiaan. Tilanpuutteen takia olisi tärkeää arkistointiasiaa edistää. --> K-P

Piirin pakettiauto. Selvitetään, millaisia kustannuksia olisi erilaisilla vuokra-automahdollisuuksilla, niin rajottomilla kuskeilla, kuin rajoitetummilla vaihtoehdoilla. Vastaavasti selvitetään myös uuden pakettiauton hankintaa.Nykyinen pakettiauto kun on jatkuvasti jotenkin rikki ja sen huoltoon ja korjauksiin menee rahaa suhteettoman paljon . -->K-P
Piiritekstiilistä on puhuttu jo pitkään. Seuraavassa kokouksessa asiasta tulee olla päätösesitys. --> Eeva
Adventtikalenterien luovutus TYKSiin ja Satakunnan keskussairaalaan YSPien toimesta --> Eeva/viestintä

Piirille tilattu toinen markkinointiteltta, jotta LPK:t saisivat helpommin ja todennäköisemmin teltan käyttöönsä. Banderolleja yms. tulossa kimppatilaukseen SP:n toimesta myöhemmin uuden ilmeen mukaisesti.
SP:n infoaminen Suomi Areenan osalta --> Mari

LPK-päivän palaute Läpikäytiin pikaisesti ja todettiin, että se huomioidaan osana seuraavan LPK-päivän suunnittelun aloitusta.
Nostoja mm. vastaajia 127 , palaute oli todella hyvää
-Liki jokainen sanoi osallistuvansa myöhemminkin.
-Messuille toivottiin lisää aikaa
-Toinen yhteinen puhuja voisi jäädä pois
-Tarjontaa kaivattiin samoista seteistä enemmän.
-Käppärän koulu paikkana oli loistava.
-Yhteiskuljetusta voisi selvittää ensi vuonna.
Lippukuntien parempi tuki
Osana organisaatioprosessia on pohdittu lippukuntien parempaa tukea ja sitä, että jokaiselle LPK:lle ei voida tuutata samaa tukea. Tätä varten Mari pyöritti ensimmäistä mallia, jota Sytytyspalaryhmässä jatkotyöstettiin ja Mari ja Maarit vielä jatkojalostivat ja nyt AR on käsitellyt sitä.
Tavoitteena on saada LPK:ille tasiasta tukea myös toimiston puolelta.
Osana tiimien tavoitteita.
Työstöä jatketaan tammikuun PH + toimisto-palaverissa ja ensimmäiset LPK:t kontaktoidaan jo helmikuussa. Mallia avataan tarkemmin toimiston väelle seuraavassa toimistopalaverissa ja PH:lle myös.
Organisaatiomuutoksen arviointi
On tulossa keväällä. Vasta syyskuun alussa päästiin tilanteeseen, jossa toimistolla oli kaikki tekemässä uuden organisaation mukaista työtä. Luottiksia puuttui syyskokoukseen asti ministeri tasolla, eli ennen kevätkautta arviota ei ole mielekästä tehdä.
TVK vastaa siitä, että arviointi tehdään ja arvioinnin sisältöä esitellään ja työstetään PH:ssa, sekä käytetään asiantuntijoita apuna.